Umowa użyczenia lokalu – co powinna zawierać?

Umowa użyczenia lokalu to dokument, który pozwala na bezpłatne korzystanie z nieruchomości przez określony czas. W odróżnieniu od umowy najmu, nie wiąże się z obowiązkiem zapłaty czynszu. Mimo to powinna być starannie przygotowana, aby zabezpieczyć interesy obu stron i uniknąć sporów w przyszłości. Warto wiedzieć, jakie elementy muszą znaleźć się w treści umowy, by była zgodna z przepisami prawa i miała moc prawną.

Czym jest umowa użyczenia lokalu?

Umowa użyczenia lokalu jest uregulowana w Kodeksie cywilnym, a dokładnie w artykułach od 710 do 719. Polega na tym, że właściciel lokalu, zwany użyczającym, oddaje go innej osobie do bezpłatnego użytkowania. Druga strona, czyli biorący w użyczenie, zobowiązuje się do korzystania z lokalu w sposób zgodny z jego przeznaczeniem oraz do zwrotu po zakończeniu okresu użyczenia. Takie rozwiązanie często stosowane jest między rodziną, znajomymi lub podmiotami współpracującymi, gdy jedna strona chce pomóc drugiej bez pobierania opłat.

Tego rodzaju umowa nie wymaga formy pisemnej, jednak dla celów dowodowych i bezpieczeństwa stron warto ją sporządzić na piśmie. Dokument pozwala uniknąć nieporozumień i jasno określa warunki korzystania z lokalu. Dzięki temu, w razie konfliktu, można wykazać, jakie obowiązki i prawa zostały ustalone na początku współpracy.

Ważne jest również to, że umowa użyczenia różni się od najmu nie tylko brakiem czynszu, ale także zakresem obowiązków. Użyczający nie ma takich samych zobowiązań jak wynajmujący, ponieważ nie prowadzi działalności zarobkowej w związku z użyczeniem.

Jakie elementy powinna zawierać umowa użyczenia lokalu?

Każda umowa użyczenia powinna zawierać dokładne dane obu stron, czyli imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego lub NIP w przypadku firm. Precyzyjna identyfikacja stron jest kluczowa, by dokument był ważny i mógł zostać wykorzystany w ewentualnych postępowaniach sądowych. Następnie należy szczegółowo opisać lokal, którego dotyczy umowa – jego adres, metraż, liczbę pomieszczeń, wyposażenie oraz stan techniczny w dniu przekazania.

Kolejnym istotnym punktem jest określenie czasu trwania umowy. Użyczenie może być zawarte na czas określony lub nieokreślony. W przypadku, gdy strony nie wskazują konkretnej daty zakończenia, przyjmuje się, że umowa obowiązuje do momentu, w którym użyczający zażąda zwrotu lokalu. Dobrą praktyką jest także wskazanie sposobu rozwiązania umowy i ewentualnego okresu wypowiedzenia.

Warto również uregulować zasady dotyczące ponoszenia kosztów związanych z korzystaniem z lokalu. Choć sama umowa jest bezpłatna, biorący w użyczenie często ponosi koszty eksploatacyjne, takie jak opłaty za media, ogrzewanie czy wywóz śmieci. Jasne określenie tych obowiązków pozwala uniknąć późniejszych sporów i nieporozumień.

Obowiązki użyczającego i biorącego w użyczenie

Użyczający ma obowiązek przekazać lokal w stanie umożliwiającym jego prawidłowe użytkowanie. Nie jest jednak zobowiązany do wykonywania napraw czy konserwacji w takim zakresie, jak właściciel w przypadku najmu. Jego rolą jest udostępnienie lokalu i umożliwienie korzystania zgodnie z ustalonym celem.

Biorący w użyczenie ma obowiązek użytkować lokal zgodnie z przeznaczeniem oraz dbać o jego stan techniczny. Musi również ponosić drobne koszty utrzymania, takie jak naprawa uszkodzeń wynikających z codziennego użytkowania. Jeśli dojdzie do poważniejszego uszkodzenia, które nie wynika z normalnego używania, odpowiedzialność za naprawę może spoczywać na biorącym w użyczenie.

Po zakończeniu umowy biorący w użyczenie ma obowiązek zwrócić lokal w stanie niepogorszonym. W praktyce oznacza to, że powinien oddać nieruchomość w takim samym stanie, w jakim ją otrzymał, z uwzględnieniem naturalnego zużycia wynikającego z normalnego użytkowania.

Kiedy umowa użyczenia lokalu wygasa?

Umowa użyczenia może wygasnąć z kilku powodów. Najczęstszym jest upływ terminu, na jaki została zawarta. Jeśli umowa nie określa końcowej daty, może zostać rozwiązana w dowolnym momencie przez użyczającego, pod warunkiem, że zrobi to w sposób zgodny z ustaleniami.

Wygaszenie umowy może również nastąpić w sytuacji, gdy biorący w użyczenie korzysta z lokalu niezgodnie z umową lub jego przeznaczeniem. W takim przypadku użyczający ma prawo żądać natychmiastowego zwrotu nieruchomości. Umowa może również zostać zakończona, jeśli lokal przestanie nadawać się do użytku lub gdy jedna ze stron zmarła – w zależności od charakteru umowy i jej treści.

Dobrze sporządzony dokument powinien także przewidywać sytuacje nadzwyczajne, takie jak konieczność remontu, sprzedaży nieruchomości czy zmiany przepisów prawnych, które mogą wpłynąć na sposób korzystania z lokalu. Dzięki temu strony mają większą pewność co do swoich praw i obowiązków w różnych okolicznościach.

Czy umowę użyczenia trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego?

Umowa użyczenia lokalu co do zasady nie rodzi obowiązku podatkowego, ponieważ nie ma w niej świadczenia pieniężnego. Właściciel nie uzyskuje żadnego przychodu, dlatego nie musi zgłaszać jej do urzędu skarbowego ani odprowadzać podatku dochodowego. Istnieją jednak wyjątki od tej zasady. Jeśli lokal jest użyczany firmie lub osobie prowadzącej działalność gospodarczą, a użyczenie przynosi jej wymierną korzyść, urząd skarbowy może uznać to za nieodpłatne świadczenie i nakazać jego opodatkowanie.

W przypadku użyczenia między członkami najbliższej rodziny sytuacja jest prostsza. Takie porozumienia zwykle nie podlegają opodatkowaniu, ponieważ uznaje się je za naturalne formy pomocy. Mimo to warto zachować kopię umowy, by w razie wątpliwości móc ją przedstawić w urzędzie.

Jeśli użyczony lokal jest częścią majątku firmowego, jego wykorzystanie może mieć znaczenie w kontekście rozliczeń podatkowych i amortyzacji. Dlatego w takich przypadkach najlepiej skonsultować się z doradcą podatkowym, aby uniknąć problemów z interpretacją przepisów.

Dlaczego warto sporządzić umowę użyczenia na piśmie?

Choć prawo nie wymaga formy pisemnej, sporządzenie umowy użyczenia na papierze to gwarancja bezpieczeństwa dla obu stron. W razie sporu dokument stanowi dowód, że określone warunki zostały uzgodnione i zaakceptowane. Umożliwia też dokładne wykazanie, jaki był cel użyczenia, kto ponosił koszty i jak długo trwało użytkowanie.

Forma pisemna chroni nie tylko właściciela, ale także osobę korzystającą z lokalu. Dzięki niej można uniknąć nieuzasadnionych roszczeń lub oskarżeń o bezprawne zajmowanie nieruchomości. W praktyce jest to podstawowe zabezpieczenie w relacjach między osobami niepowiązanymi rodzinnie lub zawodowo.

Dobrze przygotowana umowa powinna być podpisana przez obie strony, opatrzona datą i zawierać załączniki, takie jak protokół zdawczo-odbiorczy czy dokumentacja zdjęciowa stanu lokalu. Takie elementy znacząco zwiększają jej wartość dowodową i pozwalają uniknąć wielu nieporozumień.

Podsumowanie

Umowa użyczenia lokalu to skuteczny sposób na uregulowanie bezpłatnego korzystania z nieruchomości. Choć wydaje się prosta, powinna być sporządzona z należytą starannością. Należy w niej określić dane stron, opis lokalu, czas trwania, sposób rozwiązania umowy oraz zasady ponoszenia kosztów. Dla bezpieczeństwa warto zachować formę pisemną, nawet jeśli strony darzą się zaufaniem. Przejrzysta umowa użyczenia chroni interesy obu stron i minimalizuje ryzyko sporów, a jednocześnie pozwala korzystać z lokalu zgodnie z prawem i ustaleniami.

 

 

Autor: Przemysław Błaszczyk