Jak zbudować efektywny program mentorski dla nowych managerów?

Efektywny program mentorski jest kluczową inwestycją w rozwój kadry zarządzającej i sukces całej organizacji. Nowi managerowie, choć zdolni merytorycznie, często potrzebują wsparcia w przejściu od roli specjalisty do roli lidera. Poniżej przedstawiamy kluczowe etapy i elementy, które należy wziąć pod uwagę, tworząc program mentoringowy z prawdziwego zdarzenia.

Określenie celów i założeń programu

Pierwszym krokiem jest precyzyjne zdefiniowanie, co chcemy osiągnąć. Mentoring managerski powinien mieć jasno określone, mierzalne cele.

• Cel organizacji: Czy program ma zmniejszyć rotację nowych managerów? Przyspieszyć ich wdrożenie? Czy może służyć rozwojowi umiejętności przywódczych?
• Cel Mentee: Uczestnicy, czyli mentees, muszą wiedzieć, jakie kompetencje managerskie mają rozwinąć (np. delegowanie, motywowanie, zarządzanie zespołem, rozwiązywanie konfliktów). Cele mentoringowe powinny być zindywidualizowane i odpowiadać na aktualne wyzwania.
• Wsparcie zarządu: Zadbaj o wsparcie wyższej kadry zarządzającej. Ich zaangażowanie nie tylko nobilituje program, ale także zapewnia mu niezbędne zasoby i priorytet.

Proces rekrutacji i dobór par (Matchmaking)

Najważniejszym elementem decydującym o sukcesie jest dobór par mentoringowych. To nie może być przypadkowy proces!

• Wybór mentorów: Mentorzy powinni być doświadczonymi liderami z min. 3-5 letnim stażem zarządzającym, wykazującymi się nie tylko wiedzą, ale i umiejętnościami miękkimi, takimi jak aktywne słuchanie, cierpliwość i chęć dzielenia się wiedzą. Wskazane jest, aby nie pozostawali w bezpośredniej hierarchicznej zależności służbowej z mentees.
• Kryteria parowania: Dobór par powinien być oparty na analizie potrzeb rozwojowych (określonych w ankiecie lub rozmowie) oraz na preferencjach (styl pracy, osobowość, konkretny obszar ekspertyzy). Wiele organizacji pozwala mentees na wybór mentorów z dostępnej, dokładnie opisanej listy, co zwiększa zaangażowanie uczestników.
• Szkolenie uczestników: Zarówno mentorzy, jak i mentees muszą być przygotowani do swojej roli. Obejmuje to warsztaty na temat zasad etycznych, poufności, modelu relacji mentoringowej (nie jest to coaching ani terapia), a także nauka efektywnego udzielania informacji zwrotnej.

Struktura i ramy współpracy

Jasno określona struktura programu zapewnia bezpieczeństwo i mierzalność.

• Kontrakt mentoringowy: Pierwsze spotkanie powinno zakończyć się podpisaniem nieformalnego kontraktu mentoringowego. Dokument ten ustala zasady współpracy (poufność, częstotliwość i czas trwania spotkań, sposób komunikacji, odpowiedzialność za przygotowanie się do sesji) oraz cele do zrealizowania.
• Ramy czasowe: Optymalny czas trwania programu mentorskiego to zazwyczaj 6-12 miesięcy, z regularnymi spotkaniami (np. 1 raz w miesiącu lub raz na 3 tygodnie) trwającymi 60-90 minut.
• Materiały wspierające: Dostarczaj uczestnikom programu dodatkowe zasoby: szablony do wyznaczania celów SMART, listy pytań coachingowych dla mentorów czy materiały do autorefleksji dla mentees.

Monitorowanie i ewaluacja

Proces nie kończy się na połączeniu par. Monitorowanie postępów jest niezbędne do zapewnienia efektywności programu.

• Check-ins: Administrator programu powinien regularnie (np. co kwartał) kontaktować się z obiema stronami, aby sprawdzić satysfakcję uczestników z relacji i upewnić się, że idą w kierunku realizacji celów. W razie potrzeby, należy przewidzieć procedurę zmiany pary.
• Superwizje i interwizje: Organizuj sesje interwizyjne dla mentorów – spotkania, na których wymieniają się doświadczeniami i wyzwaniami, z którymi mierzą się w relacjach ze swoimi podopiecznymi. Zapewnij im też dostęp do superwizji z doświadczonym ekspertem.
• Ocena końcowa: Na koniec programu przeprowadź ewaluację programu. Zbieraj ilościowe dane (np. utrzymanie nowych managerów, ich ocena wydajności, awanse) oraz jakościowe opinie na temat osiągnięcia celów rozwojowych i satysfakcji z udziału. Taka analiza programu pozwoli na jego ciągłe doskonalenie.

Wdrażając te kroki, zmienisz program mentorski z jednorazowej inicjatywy w strategiczne narzędzie wspierające rozwój liderów i budujące kulturę organizacyjną opartą na dzieleniu się wiedzą i wzajemnym wsparciu.

 

 

Autor: Przemysław Błaszczyk