Jakie nowe obowiązki dla przedsiębiorców wiążą się z KSeF?

Opublikowano przez

KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur. To platforma, która umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną. KSeF ma być obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców od 1 lipca 2024 roku, a dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 roku. W jaki sposób korzystać z KSeF? Jakie korzyści niesie ze sobą używanie Krajowego Systemu e-Faktur?

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to platforma informatyczna stworzona w celu wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Faktury ustrukturyzowane (czyli e-faktury) funkcjonują w polskim systemie gospodarczym na tych samych zasadach, co faktury tradycyjne (tj. papierowe) oraz faktury elektroniczne. 

Przedsiębiorcy korzystający z systemu KSeF mogą za jego pomocą:

  • Nadawać, zmieniać lub odbierać uprawnienia do korzystania z opisywanej platformy, jak również informować o nadmienionych uprawnieniach,
  • Wystawiać, otrzymywać oraz przechowywać przez okres 10 lat faktury ustrukturyzowanych tj. e-faktury,
  • Oznaczać faktury ustrukturyzowane numerem identyfikującym daną fakturę w KSeF,
  • Dokonywać analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
  • Informować o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości jej wystawienia ze względu na niedostępność platformy KSeF.

Czy muszę korzystać z KSeF, jeśli jestem przedsiębiorcą?

Odpowiedź na tak postawione pytanie uzależniona jest od tego, czy jesteś podatnikiem VAT i kiedy rozpocząłeś działalność gospodarczą. Zgodnie z ustawą wprowadzającą obowiązkowy KSeF jeśli jesteś podatnikiem VAT, to musisz korzystać z KSeF od 1 lipca 2024 roku. Jeśli nie jesteś podatnikiem VAT, to musisz korzystać z KSeF od 1 stycznia 2025 roku. Jednak jeśli rozpocząłeś działalność gospodarczą po 1 stycznia 2022 roku, to musisz korzystać z KSeF od początku swojej działalności, niezależnie od tego, czy jesteś podatnikiem VAT, czy nie. 

Faktura ustrukturyzowana – czym jest i do czego służy?

Faktura elektroniczna (e-faktura) to dokument finansowy, który jest wystawiany i przesyłany w formie elektronicznej. Jest to cyfrowy odpowiednik tradycyjnej faktury papierowej, który służy do rozliczania transakcji handlowych. Faktura elektroniczna ma wiele zalet, takich jak:

  • Oszczędność czasu i kosztów związanych z drukowaniem, wysyłaniem i przechowywaniem faktur papierowych.
  • Lepsza organizacja i dostępność dokumentów w wersji cyfrowej.
  • Uszczelnienie systemu podatkowego i ograniczenie potrzeby kontroli skarbowych.

Faktura elektroniczna musi zawierać te same dane, co faktura papierowa, oraz spełniać wymogi dotyczące autentyczności, integralności i czytelności. Faktura elektroniczna wymaga również akceptacji odbiorcy, która może być wyrażona w dowolnej formie. Faktura elektroniczna nie jest tym samym, co e-faktura przesyłana w KSeF, czyli Krajowym Systemie e-Faktur. KSeF to platforma, która umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną w określonym formacie.  

Program do obsługi KSeF – czy warto?

Korzystanie z platformy KSeF może być nie tylko łatwe, ale także bardzo szybkie. Wystarczy jedynie zaopatrzyć się w odpowiedni program finansowo – księgowy. Ten rodzaj aplikacji zintegrowany jest z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), dzięki czemu przedsiębiorca ma kontrolę nad procesem wysyłki. Co więcej, wybrane programy do KSeF pozwalają na pobieranie i przetwarzanie danych z dowolnie wskazanych źródeł. Dzięki tego rodzaju narzędziom przedsiębiorca może zweryfikować poprawność kolejnych kroków, dokonać ich eksportu do Ms Excel, wygenerować dokument w oczekiwanym formacie XML, a także wysłać go na wskazany portal wraz z pobraniem statusu wysyłki oraz UPO.  Przykładowym narzędziem posiadającym wszystkie, wyżej wymienione funkcjonalności (i wiele więcej!) jest program do KSeF SimplyMobilePlus.

Dlaczego warto zdecydować się na program do KSeF SimplyMobilePlus?

  • Korzyści wynikające z użytkowania programu do KSeF SimplyMobilePlus to między innymi:
  • Kompletna obsługa dla faktur sprzedażowych i ich bezpośrednia wysyłka na platformę KSeF MF.
  • Wszystkie faktury zakupowe od razu trafiają do program do KSeF SimplyMobilePlus i do dalszej obsługi w zakresie odpowiednich ścieżek zatwierdzania.
  • Aplikacja pozwala na pełną kontrolę i weryfikację poprawności kolejnych kroków, podgląd danych.
  • Generowanie danych w oczekiwanym formacie XML i wysyłka na wskazany portal z pobraniem statusu wysyłki i UPO.
  • program do KSeF SimplyMobilePlus rejestruje każdy krok procesu przygotowania deklaracji/raportu i zapewnia pełną archiwizację danych wraz z historią zmian.
  • System umożliwia pobieranie danych z dowolnych źródeł, ich przetwarzanie oraz eksport do Ms Excel.

Warto zaznaczyć, że program do KSeF SimplyMobilePlus bez problemu integruje się z systemami ERP i CRM. Co więcej, program jest narzędziem nie tylko prostym w konfiguracji, ale także bezpiecznym i wydajnym. Dodatkowo program do KSeF SimplyMobilePlus to aplikacja w pełni responsywna co oznacza, iż można na niej pracować zarówno przy użyciu sprzętu takiego jak laptop czy komputer stacjonarny, jak i na urządzeniach mobilnych typu tablet, smartfon etc. 

Więcej o programie: Program do KSeF

 

—

Artykuł sponsorowany